REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG W ZAKRESIE REJESTRACJI, RAPORTOWANIA I OBSŁUGI ŚRODOWISKOWEJ DLA PODMIOTÓW PROWADZĄCYCH SPRZEDAŻ WYSYŁKOWĄ

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG
W ZAKRESIE REJESTRACJI, RAPORTOWANIA I OBSŁUGI ŚRODOWISKOWEJ DLA PODMIOTÓW PROWADZĄCYCH SPRZEDAŻ WYSYŁKOWĄ

 

§ 1

[Definicje]

Wskazane poniżej pojęcia na gruncie niniejszego Regulaminu mają następujące znaczenie:

  1. Usługodawca – Tomasz Nowicki prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Nowi Consulting Tomasz Nowicki ze stałym miejscem wykonywania działalności gospodarczej w Konstantynie (95-030) przy ulicy Krajobrazowej 7, pod numerem NIP: 7721235317, REGON: 101544868 reprezentowany przez Agnieszkę Nowicką – zarządcę sukcesyjnego oraz pełnomocnika przedsiębiorcy (NIP: 9490148446), któremu przysługuje status przedsiębiorcy.
  2. Usługobiorca – osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, posiadająca status wytwórcy odpadów w rozumieniu ustawy o odpadach oraz status podmiotu korzystającego ze środowiska w rozumieniu ustawy Prawo ochrony środowiska korzystająca z Usług świadczonych przez Usługodawcę, a także będąca przedsiębiorcom w rozumieniu stosownych przepisów prawa.
  3. Okres trwania świadczenia Usługi – Usługodawca będzie świadczył usługi przez czas nieokreślony liczony począwszy od dnia zaksięgowania płatności za daną Usługę, z możliwością rezygnacji ze świadczenia usług na warunkach określonych w ramach § 6 niniejszego Regulaminu.
  4. Usługi – przez pojęcie to rozumie się wykonywanie przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy czynności w zakresie realizacji obowiązków sprawozdawczych wynikających z ustawy o wprowadzaniu do obrotu, wycofywaniu i pełnowartościowym wykorzystaniu opakowań na terytorium Słowacji.
  5. Umowa – umowa o świadczenie Usług zawarta pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą w oparciu o niniejszy Regulamin, której przedmiotem jest obsługa w zakresie rejestracji, raportowania i obsługi środowiskowej dla podmiotów prowadzących sprzedaż wysyłkową.
§ 2

[Przedmiot Regulaminu]

  1. Regulamin określa zasady i warunki na jakich Usługodawca świadczy Usługi na rzecz Usługobiorców, w szczególności zawiera informacje dotyczące zakresu usług, opłat, praw i obowiązków Stron, ochrony danych osobowych oraz inne istotne informacje związane z korzystaniem z Usług.
  2. Usługodawca świadczy Usługi na rzecz podmiotów niebędących konsumentami, w tym w szczególności prowadzących działalność gospodarczą w rozumieniu odrębnych przepisów. Usługobiorca zawierając Umowę oświadcza, że jest ona zawierana w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej oraz posiada dla niego zawodowy charakter.
  3. Usługobiorca akceptuje fakt, że Umowa stanowi umowę starannego działania w zakresie realizacji świadczeń dotyczących obsługi w zakresie rejestracji, raportowania i obsługi środowiskowej dla podmiotów prowadzących sprzedaż wysyłkową, przy czym Usługodawca w ramach podejmowanych działań nie gwarantuje zrealizowania na rzecz Usługobiorcy określonego celu gospodarczego w wyniku korzystania z Usług.
  4. Dokonanie opłaty za Usługę jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
§ 3

[Obowiązki i odpowiedzialność Usługobiorcy]

  1. Usługobiorca zobowiązuje się do:
  • przekazania Usługodawcy drogą wiadomości e-mail wysłanej na adres biuro@nowiconsulting.eu zestawienie ilościowego opakowań wprowadzonych na rynek ……………….w roku minionym do dnia 31 stycznia następnego roku oraz prognozowanych ilościach w otrzymanym od Usługodawcy kwestionariuszu,
  • przekazania Usługodawcy drogą wiadomości e-mail zestawienia faktycznie wprowadzonych ilości opakowań na rynek ……………… do dnia 31 stycznia następnego roku,
  • korzystania z Usług zgodnie z ich przeznaczeniem,
  • niewykorzystywania Usług w celu prowadzenia działalności niezgodnej z prawem lub w sposób mogący stanowić naruszenie prawa,
  • powstrzymania się od wykorzystywania Usług dla publikowania, udostępniania lub rozpowszechniania treści niezgodnych z obowiązującym prawem, dobrymi obyczajami lub naruszających prawa własności intelektualnej lub dobra osobiste osób trzecich,
  • informowania Usługodawcy o wszelkich zmianach, które mają lub mogą mieć wpływ na wykonywanie Umowy,
  • chronienia swoich haseł dostępu przed osobami trzecimi,
  • powstrzymania się od płatnego bądź bezpłatnego udostępniania Usług podmiotom trzecim.
  1. Usługobiorca wyraża zgodę na zbieranie przez Usługodawcę statystyk i informacji, które okażą się niezbędne dla prawidłowego i efektywnego świadczenia Usługi.
  2. Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za sposób wykorzystywania Usług, wobec czego zobowiązany jest do współdziałania z Usługodawcą w ewentualnych sporach sądowych oraz pozasądowych z osobami trzecimi, które będą dochodziły odpowiedzialności Usługodawcy w związku z Usługami świadczonymi na rzecz Usługobiorcy.
§ 4

[Obowiązki i odpowiedzialność Usługodawcy]

  1. Usługodawca posiada niezbędną wiedzę o obowiązujących procedurach prawnych pozwalającą mu na prowadzenie gospodarowania odpadami w sposób zgodny z zasadami gospodarowania odpadami, wymaganiami ochrony środowiska oraz planami gospodarki odpadami.
  2. Usługodawca zobowiązuje się zapewnić Usługobiorcy w pierwszym roku podpisania Umowy zawarcie umowy z organizacją odzysku, sporządzić sprawozdanie roczne o ilościach wprowadzonych na rynek …………….opakowań za rok miniony i prognozowanych ilościach w roku bieżącym w terminach określonych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa mającego zastosowanie w danym przypadku.
  3. Usługodawca zobowiązuje się w następnych latach od podpisania Umowy sporządzić roczne sprawozdanie o ilościach wprowadzonych na rynek opakowań za rok miniony i prognozowanych ilościach w roku bieżącym w terminach określonych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa mającego zastosowanie w danym przypadku.
  4. Usługodawca zobowiązuje się powiadomić Usługobiorcę o wszelkich zmianach przepisów prawnych w zakresie dotyczącym obowiązków związanych z wprowadzaniem opakowań na rynek ……………………..
  5. Usługodawca zobowiązuje się do rozpoczęcia świadczenia Usługi, w ciągu 24 godzin od odnotowania płatności.
  6. W ramach świadczenia Usług Usługodawca zobowiązuje się w szczególności do:
  7. wykonania w imieniu Usługobiorcy obowiązku rejestracji/ewidencji odpadów,
  8. zapewnienia zawarcia niezbędnych umów w przedmiocie związanym z gospodarowaniem odpadami z autoryzowanym przedstawicielem, jeśli takie jest wymagane przepisami danego kraju,
  9. tłumaczenia zawieranych umów w zakresie dotyczącym gospodarowania odpadami zawartych uprzednio z odpowiednim przedstawicielem w razie potrzeby,
  10. pomocy w przygotowaniu raportów/prognozy, w tym w szczególności sprawozdań o korzystaniu ze środowiska (tzw. sprawozdań środowiskowych),
  11. raportowania na temat wprowadzanych/planowanych do wprowadzenia na dany rynek opakowań lub produktów,
  12. sprawozdań kończących rok kalendarzowy wynikających z przepisów w danym kraju,
  13. monitorowania i informowania o zmianach prawa,
  14. informowania co do oznakowania produktów i opakowań oraz wymagań dotyczących dokumentów sprzedażowych.
  15. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby udostępniane Usługobiorcy w ramach Usług rozwiązania techniczne były na możliwie najwyższym dostępnym poziomie technologicznym.
  16. Usługodawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wyłącznie za swoje działania i to w granicach normalnych następstw takiego działania. Odpowiedzialność Usługodawcy zostaje ograniczona do wysokości wynagrodzenia otrzymanego przez Usługodawcę z tytułu realizacji Usług oraz nie obejmuje utraconych korzyści.
  17. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku:
  • braku ciągłości świadczenia Usług niezawinionych przez Usługodawcę,
  • zaplanowanych przerw technicznych,
  • nieprawidłowego korzystania z Usług przez Usługobiorcę,
  • podania nieprawdziwych lub niepełnych informacji przez Usługobiorcę,
  • siły wyższej, przez którą rozumie się zdarzenie zewnętrzne, niezależne od Stron, którego wystąpienia lub skutków nie dało się przewidzieć bądź im zapobiec, albo gdy zapobieżenie tym skutkom wiązałoby się z nadmiernymi trudnościami lub kosztami. Za okoliczności stanowiące siłę wyższą uznaje się przede wszystkim wojnę, klęski żywiołowe, strajki, awarie lub inne zakłócenia w działaniu sieci telekomunikacyjnej, a także nadzwyczajne działania rządowe i administracyjne oraz działania podmiotów mających wpływ na wykonanie Usług, a których działalność jest niezależna od Usługodawcy,
  • działania czynników i osób trzecich (awarie kabla, sprzętu lub oprogramowania w sieciach operatorów telekomunikacyjnych, komórkowych, wirusów, złośliwego oprogramowania, sieci krajowych, między operatorskich czy międzynarodowych, awarii linii energetycznych bądź innych awarii), na które Usługodawca nie miał wpływu oraz nie mógł im zapobiec,
  • posłużenia się danymi autoryzacyjnymi, przekazanymi Usługobiorcy w celu dostępu do Usług przez podmioty trzecie (np. na skutek nieautoryzowanego ujawnienie hasła przez Usługobiorcę).
  1. Usługodawca nie jest zobowiązany do tworzenia kopii zapasowych danych, które Usługobiorca przesyła Usługodawcy w związku ze świadczoną usługą. W celu zwiększenia bezpieczeństwa danych zaleca się, aby Usługobiorca samodzielnie tworzył kopię zapasową tych danych w trakcie trwania Umowy. Dane mogą zostać utracone w przypadku braku podjęcia przez Usługobiorcę czynności polegających na skopiowaniu danych.
  2. Strony w trakcie wykonywania Umowy dołożą należytej staranności, w zakresie wszelkich czynności nią objętych, wynikających z profesjonalnego charakteru prowadzonej przez nie działalności gospodarczej.
§ 5

[Sposób płatności]

  1. Opłaty za Usługi świadczone przez Usługodawcę są płatne przez Usługobiorcę i będą uiszczane corocznie w ciągu 7 dni od dnia wysłania faktury VAT.
  2. Wszelkie opłaty na rzecz Usługodawcy winny być regulowane przelewem na wskazany na fakturze VAT rachunek bankowy Usługodawcy. Za dzień zapłaty uznany zostanie dzień faktycznego wpływu środków pieniężnych na rachunek Usługodawcy.
  3. Wynagrodzenie Usługodawcy za usługi opisane w §4 ust. 1 niniejszego Regulaminu w pierwszym roku wykonania usługi będą wynosiły ……………. zł (słownie: …………………) i zostaną powiększone o należny podatek VAT.
  4. Wynagrodzenie Usługodawcy za usługę opisaną w §4 ust. 2 niniejszego Regulaminu w następnym roku wyniesie ………….. zł (słownie: ……………..) i zostanie powiększona o należny podatek VAT.
  5. W skład wynagrodzenia opisanego w § 4 nie zalicza się opłat jednorazowej rejestracji wynikających z uregulowań prawnych w kraju oraz innych opłat administracyjnych w tym dla autoryzowanego reprezentanta oraz opłat recyclingowych wyszczególnionych w ofercie będącej częścią składową tej umowy.
  6. Usługobiorca zobowiązuje się do terminowego uiszczania opłat za Usługi na podstawie otrzymanej faktury na rachunek bankowy Usługodawcy tam wskazany.
  7. Usługodawca dolicza do cen netto podatek od towarów i usług (VAT) według aktualnie obowiązującej stawki.
  8. Usługobiorca upoważnia Usługodawcę do wystawiania faktur VAT w związku ze świadczeniem Usług bez podpisów wystawiającego oraz odbiorcy i doręczania jej drogą elektroniczną.
  9. Brak uregulowania przez Usługobiorcę należności wynikającej z faktury w terminie w niej wskazanym skutkuje automatycznym wstrzymaniem świadczenia Usług.
  10. Usługodawca zachowuje prawo do zakończenia świadczenia Usług ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia przez Usługobiorcę warunków Regulaminu, a w szczególności gdy Usługobiorca nie uregulował płatności za świadczenie Usług przez co najmniej miesiąc po upływnie terminu płatności, pomimo uprzedniego powiadomienia Usługobiorcy w formie mailowej na adres e-mail, z którego Usługobiorca wystosowywał wiadomość mailową do Usługodawcy lub na piśmie o zamiarze wypowiedzenia Umowy i wyznaczenia dodatkowego dwutygodniowego terminu do zapłaty zaległych i bieżących należności.
  11. W razie opóźnienia lub powstania zaległości w zapłacie ponad 14 dni kalendarzowych Usługodawca ma prawo wstrzymania wykonywania czynności objętych Umową. Za powstałe z tego tytułu szkody ponosi odpowiedzialności tylko i wyłącznie Usługobiorca zalegający z terminowymi płatnościami.
§ 6

[Rozwiązanie i wypowiedzenie Umowy]

  1. Umowa zawarta pomiędzy Usługobiorcą a Usługodawcą zostaje zawarta na czas nieokreślony.
  2. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
  3. Usługodawcy przysługuje prawo rozwiązania Umowy bez wypowiedzenia w przypadku określonym w ramach § 5 ust. 9 niniejszego Regulaminu.
§ 7

[Upoważnienie]

  1. Opłacenie Usługi skutkuje jednoczesnym udzieleniem Usługodawcy upoważnienia do reprezentacji Usługobiorcy przed odpowiednimi organami. Zakres upoważnienia dla Usługodawcy obejmuje wszelkie czynności prawne i faktyczne podejmowane imieniem Usługobiorcy dotyczące:
  2. a) wykonania w imieniu Usługobiorcy obowiązku rejestracji/ewidencji odpadów,
  3. b) zapewnienia zawarcia niezbędnych umów w przedmiocie związanym z gospodarowaniem odpadami z autoryzowanym przedstawicielem, jeśli takie jest wymagane przepisami danego kraju,
  4. c) tłumaczenia zawieranych umów w zakresie dotyczącym gospodarowania odpadami zawartych uprzednio z odpowiednim przedstawicielem w razie potrzeby,
  5. d) pomocy w przygotowaniu raportów/prognozy, w tym w szczególności sprawozdań o korzystaniu ze środowiska (tzw. sprawozdań środowiskowych),
  6. e) raportowania na temat wprowadzanych/planowanych do wprowadzenia na dany rynek opakowań lub produktów,
  7. f) sprawozdań kończących rok kalendarzowy wynikających z przepisów w danym kraju,
  8. g) monitorowania i informowania o zmianach prawa,
  9. h) informowania co do oznakowania produktów i opakowań oraz wymagań dotyczących dokumentów sprzedażowych.

a także czynienie tego wszystkiego co w związku ze świadczoną Usługą stanie się według Usługodawcy niezbędne i konieczne.

§ 8

[Postępowanie reklamacyjne]

  1. Usługobiorca ma prawo do złożenia reklamacji w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Usług przez Usługodawcę.
  2. Reklamację należy przesłać drogą mailową na adres Usługodawcy i powinna określać:
  • Usługobiorcę w sposób umożliwiający jego identyfikację,
  • Usługę, której dotyczy reklamacja,
  • przedmiot reklamacji i okoliczności uzasadniające jej wniesienie.
  1. Usługodawca ma prawo do żądania od Usługobiorcy dodatkowych informacji zmierzających do wyjaśnienia okoliczności zawartych w reklamacji.
  2. Reklamacje składane przez Usługobiorcę nie mogą dotyczyć:
  • utraty danych niezbędnych do świadczenia Usługi niezawinionej przez Usługodawcę i następstw tego zdarzenia,
  • wykorzystania Usługi niezgodnie z jej przeznaczeniem,
  1. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania, a następnie prześle Usługobiorcy odpowiedź, wskazującą sposób rozstrzygnięcia reklamacji i jego uzasadnienie.
  2. Wysokość roszczenia Usługobiorcy nie może przekraczać wartości wniesionej opłaty za świadczone Usługi, które są przedmiotem roszczenia.
§ 9

[Ochrona danych osobowych]

 

  1. Usługobiorca oświadcza, iż wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Usługodawcę zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE w zakresie umożliwiającym wywiązanie się ze zobowiązań w stosunku do Usługobiorcy. Usługobiorca posiada możliwości zmiany i wglądu do zgromadzonych przez Usługodawcę danych osobowych.
  2. Usługobiorca oświadcza, iż został poinformowany o prawie do wglądu oraz do poprawiania własnych danych osobowych. Usługodawca zobowiązuje się do przestrzegania tajemnicy związanej z danymi osobowymi Usługobiorcy i nieudostępniania ich osobom trzecim.
  3. Usługobiorca upoważnia Usługodawcę do przetwarzania danych osobowych niezbędnym do świadczenia Usług.
  4. W związku z tym, że z zawarciem niniejszej Umowy wiąże się konieczność powierzenia Usługodawcy przetwarzania danych osobowych, których Administratorem jest Usługobiorca, Strony zobowiązują się do zawarcia odrębnej umowy podpowierzenia przetwarzania danych osobowych zawartej w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy.
  5. Klauzula informacyjna Usługodawcy znajduje się w Załączniku nr 2 do niniejszego Regulaminu.
§ 10

[Postanowienia końcowe]

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu, o czym poinformuje Usługobiorcę za pośrednictwem poczty elektronicznej z przynajmniej 3-dniowym wyprzedzeniem.
  2. Strony mogą ustalić indywidualne warunki świadczenia Usług, wówczas umowa zawarta indywidualnie przez Strony ma pierwszeństwo przed postanowieniami niniejszego Regulaminu.
  3. Właściwym do rozstrzygania sporów mogących wyniknąć w wyniku realizacji usług objętych niniejszym Regulaminem jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Załącznik nr 1

 

Umowa powierzenia/podpowierzenia

 przetwarzania danych osobowych

 

zawarta w trybie art. 384 k.c. zawierana w formie zaakceptowania przez drugą stronę elektronicznie, pomiędzy:

 

…………………………………………………………………………………………………………

zwanym/zwaną w dalszej części umowy „Administratorem danych” lub „Podmiotem przetwarzającym”

oraz

Tomaszem Nowickim prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą Nowi Consulting Tomasz Nowicki ze stałym miejscem wykonywania działalności gospodarczej w Konstantynie (95-030) przy ulicy Krajobrazowej 7, pod numerem NIP: 7721235317, REGON:  101544868 reprezentowanym przez Agnieszkę Nowicką – zarządcę sukcesyjnego oraz pełnomocnika przedsiębiorcy (NIP: 9490148446)

zwanego w dalszej części umowy „Podmiotem przetwarzającym” lub „Podmiotem Podprzetwarzającym”

 

zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub pojedynczo „Stroną” o następującej treści:

 

  • 1

Postanowienia ogólne

  1. W celu wykonania Umowy o świadczenie usług przez Podmiot przetwarzający na rzecz Administratora danych (zwanej dalej „Umową Podstawową”), Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE(zwanego dalej „RODO”) dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej
  2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z Umową Powierzenia, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
  3. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.
  4. Administrator oświadcza, że wszystkie Dane osobowe przetwarza jako Administrator tych danych osobowych, a przetwarzanie odbywa się zgodnie z prawem.

 

  • 2

Zakres i cel przetwarzania danych

  1. Administrator oświadcza, iż jest świadomy tego, że powierza do przetwarzania Podmiotowi Przetwarzającemu na podstawie Umowy, której przedmiotem jest obsługa w zakresie rejestracji, raportowania i obsługi środowiskowej dla podmiotów prowadzących sprzedaż wysyłkową dane osobowe.
  2. Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu wykonania Umowy Podstawowej zawartej drogą elektroniczną poprzez akceptację udostępnionych regulaminów, specyfikacji usługi oraz wzorców umownych.
  3. Cel i zakres powierzenia przetwarzania danych osobowych wynika bezpośrednio i ogranicza się do zadań/czynności koniecznych do wykonania Umowy Podstawowej, którą jest świadczenie usług wymienionych wyżej usług przez Tomasza Nowickiego prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Nowi Consulting Tomasz Nowicki ze stałym miejscem wykonywania działalności gospodarczej w Konstantynie (95-030) przy ulicy Krajobrazowej 7, pod numerem NIP: 7721235317, REGON: 101544868 reprezentowanym przez Agnieszkę Nowicką – zarządcę sukcesyjnego oraz pełnomocnika przedsiębiorcy (NIP: 9490148446) . W szczególności dane osobowe będą przetwarzane w celu zawarcia i wykonania Umowy Podstawowej, kontaktów z odpowiednimi przedstawicielami, wykonania ciążących na Podmiocie Przetwarzającym obowiązków prawnych, wykrywania nadużyć i zapobiegania im, ustalenia i obrony oraz dochodzenia roszczeń, obsługi reklamacji i zgłoszeń, wsparcia technicznego, rozliczeń finansowych, w tym wystawienia dokumentów księgowych, obsługi informatycznej i innych tego typu czynności.
  4. Powierzone dane osobowe przetwarzane będą przez Podmiot przetwarzający w systemach informatycznych.
  • 3

Oświadczenia i obowiązki Podmiotu przetwarzającego

  1. Podmiot przetwarzający niniejszym oświadcza, że:
  2. w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, profesjonalnie zajmuje się przetwarzaniem Danych osobowych objętych niniejszą Umową oraz Umową Podstawową oraz daje rękojmię należytego wykonania Umowy,
  3. wdrożył procedury zapewniające zgodność przetwarzania danych osobowych regulowane przez RODO,
  4. posiada wiedzę fachową oraz zasoby gwarantujące należytą realizację procedur ochrony danych osobowych, zgodnie z RODO,
  5. stosuje środki organizacyjne i techniczne służące przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z RODO.
  6. Podmiot przetwarzający, na podstawie niniejszej Umowy, jest zobowiązany do:
  • przetwarzania powierzonych Danych osobowych wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami lub instrukcjami Administratora,
  • w przypadku zamiaru przekazania Danych osobowych poza EOG, poinformowania o tym fakcie Administratora, w celu umożliwienia podjęcia decyzji i działań niezbędnych do zapewnienia zgodności przetwarzania z prawem albo zakończenia powierzenia przetwarzania,
  • uzyskania od osób upoważnionych do przetwarzania Danych osobowych w jego imieniu, udokumentowanego zobowiązania do zachowania tajemnicy,
  • przestrzegania warunków podpowierzania Danych osobowych, zgodnie z § 5 Umowy,
  • współpracy przez realizacji praw jednostki, przy uwzględnieniu, że na wyłącznie odpowiedzialnym za rozpatrywanie wniosków osób fizycznych odpowiedzialny jest Administrator, a Podmiot przetwarzający powinien informować Administratora o wszelkich zgłoszeniach,
  • zapewnienia wymogu projektowania prywatności,
  • ograniczenia dostępu do Danych osobowych wyłącznie do osób, którym dostęp jest niezbędny w celu wykonania Umowy Podstawowej i posiadającym odpowiednie upoważnienie do przetwarzania Danych,
  • 4

Oświadczenia i obowiązki Administratora

  1. Administrator jest zobowiązany do współdziałania z Podmiotem przetwarzającym w wykonaniu niniejszej Umowy. Jest ponadto zobowiązany do udzielenia Podmiotowi przetwarzającemu niezbędnych wyjaśnień, zwłaszcza w razie wątpliwości co do legalności poleceń Administratora, jak również wywiązywania się ze swoich obowiązków.
  2. Administrator oświadcza, że dane osobowe są przetwarzane w celach zgodnych z prawem, oraz, że  Podmiot przetwarzający nie przetwarza więcej danych osobowych niż jest to jest konieczne do spełnienia celów wynikających z Umowy podstawowej.
  3. Administrator oświadcza, że w ramach korzystania z usługi świadczonej przez Podmiot przetwarzający w ramach przetwarzania danych osobowych nie znajdują się dane szczególnej kategorii (np. dane dotyczące zdrowia, wyznania, wyroków skazujących itp.).
  4. Administrator oświadcza, że w ramach korzystania z usługi świadczonej przez Podmiot przetwarzający w ramach przetwarzania danych osobowych nie znajdują się dane dzieci.

 

  • 5

Podpowierzenie

  1. Podmiot przetwarzający może podpowierzyć konkretne operacje przetwarzania Danych osobowych w drodze pisemnej umowy podpowierzenia innym podmiotom podprzetwarzającym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji przez Administratora podmiotu, któremu Dane osobowe mają zostać podpowierzone.
  2. Podpowierzonie przetwarzania Danych osobowych wymaga zgłoszenia tego faktu Administratorowi w celu umożliwienia wyrażenia sprzeciwu. Powiadomienia, o którym mowa w zdaniu poprzednim, mogą być dokonywane według wyboru Podmiotu przetwarzającego w formie wiadomości elektronicznej skierowanej do Administratora danych lub ogólnego komunikatu na stronie internetowej Podmiotu przetwarzającego. Po otrzymaniu powiadomienia, o którym mowa wyżej Administrator może złożyć sprzeciw względem podpowierzenia danych konkretnemu podmiotowi podprzetwarzającemu. W razie zgłoszenia sprzeciwu, Podmiot przetwarzający, nie ma prawa powierzać Danych osobowych podmiotowi podprzetwarzającemu objętemu sprzeciwem. Administrator przyjmuje do wiadomości, iż zgłoszenie sprzeciwu może skutkować niemożnością wykonania Umowy Podstawowej, a w konsekwencji prowadzić do rozwiązania Umowy Podstawowej przez Podmiot przetwarzający z przyczyn leżących po stronie Administratora. W przypadku, gdy Administrator nie odpowie w żaden sposób na wiadomość e-mail Podmiotu przetwarzającego o planowanym podpowierzaniu, Strony traktować będą milczenie, jako zgodę Administratora na wykonanie podpowierzenia. Wątpliwości co do zasadności sprzeciwu i ewentualnych negatywnych konsekwencji, Podmiot przetwarzający zgłosi Administratorowi w czasie umożliwiającym zapewnienie ciągłości przetwarzania Danych osobowych.
  3. Administrator niniejszym wyraża zgodę na podpowierzenie Danych osobowych przez Podmiot przetwarzający następującym podmiotom, których lista znajduje się pod poniższym linkiem [……]. Podmiot przetwarzający dokłada starań by ww. lista była na bieżąco aktualizowana i zawiadamiać o zmianie podmiotów Administratora w celu umożliwienia wniesienia sprzeciwu.
  4. Dokonując podpowierzenia, Podmiot przetwarzający ma obowiązek zobowiązać podmiot, któremu podpowierza przetwarzanie Danych osobowych, do stosowania odpowiednich środków ochrony tych Danych.
  • 6

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

  1. Każda ze Stron odpowiada za prawidłowe wykonanie swoich obowiązków związanych z ochroną Danych osobowych, na podstawie niniejszej Umowy.
  2. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych zgłasza je Administratorowi danych w formie wiadomości elektronicznej, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych.
  3. Podmiot przetwarzający nie ponosi odpowiedzialności za brak zgodności zastosowanych środków technicznych i organizacyjnych do rodzaju powierzonych mu na podstawie niniejszej Umowy Powierzenia danych osobowych, jeśli środki te są zgodne z rodzajem danych osobowych zadeklarowanym przez Administratora danych w ramach Załącznika A.

 

  • 7

Czas obowiązywania Umowy Powierzenia

  1. Niniejsza Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez czas nieokreślony, z tym zastrzeżeniem, że Umowa wygasa automatycznie z chwilą wygaśnięcia Umowy głównej, przy czym po wygaśnięciu Umowy głównej dane przetwarzane są przez Podmiot przetwarzający przez 90-dni w ramach backup-u zgodnie z Umową główną i na zasadach zgodnych z niniejszą Umową powierzenia, o ile Strony wprost nie ustalą inaczej.
  2. Administrator danych osobowych jest uprawniony do rozwiązania Umowy Powierzenia ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy:
  3. zostanie stwierdzone prawomocną decyzją administracyjną lub prawomocnym wyrokiem sądu, że Podmiot przetwarzający naruszył zasady ochrony danych osobowych, o których mowa w Umowie Powierzenia,
  4. b) Podmiot przetwarzający rażąco i wielokrotnie narusza istotne zasady przetwarzania danych osobowych określone w Umowie Powierzenia oraz w Rozporządzeniu.
  5. W przypadku rozwiązania Umowy Powierzenia rozwiązaniu ulega Umowa Podstawowa.
  6. Do przetwarzania danych osobowych, po zakończeniu niniejszej Umowy może dochodzić wyłącznie w tym zakresie w jakim wynika to z obowiązujących przepisów prawnych, zwłaszcza przepisów szczególnych obowiązujących Podmiot przetwarzających w zakresie archiwizacji lub w związku z dochodzeniem roszczeń przez Podmiot przetwarzający.

 

  • 8

Postanowienia końcowe

  1. Każda ze Stron zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić drugą Stronę o wszelkich wiadomych jej naruszeniach poufności odnoszących się do niniejszej Umowy. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się podjąć należyte działania w celu odzyskania i zabezpieczenia Danych osobowych lub Informacji Poufnych oraz zapobieżenia dalszym nieupoważnionym działaniom lub naruszaniu niniejszej Umowy.
  2. Świadczenia wynikające z niniejszej Umowy, Podmiot przetwarzający będzie wykonywać na rzecz Administratora nieodpłatnie, a rozliczenie wszelkich wydatków nastąpi zgodnie z postanowieniami Umowy Podstawowej.
  3. W przypadku zaistnienia pomiędzy Stronami sporu wynikającego z niniejszej Umowy, sądem właściwym do rozpoznania sprawy będzie sąd według głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej przez Podmiot przetwarzający.
  4. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Umową, zastosowanie znajdą przepisy RODO i inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
  5. Załączniki stanowią integralną część niniejszej Umowy.

 

 

Załącznik A

Kategorie danych osobowych przetwarzane na podstawie umowy powierzenia

  1. Dane Klientów (związane z wykonaniem umowy przez administratora takie jak: imię, nazwisko, numer telefonu, adres zamieszkania, inne dane związane z wykonaniem umowy, przy czym dane niewymagane przez Administratora przetwarzane są na podstawie dobrowolnej zgody),
  2. Dane współpracowników (w tym pracowników) Administratora oraz kontrahentów Administratora (dane związane ze stosunkiem współpracy takie jak imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, wizerunek w ramach korespondencji mailowe),
  3. Dane użytkowników strony internetowej (dane związane z korzystaniem ze strony internetowej Administratora takie jak: adres IP, inne dane zbierane w ramach strony internetowej, dane przekazywane w ramach formularzy dostępnych w ramach strony internetowej takie jak: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail),
  4. Dane subskrybentów newslettera Administratora (dane związane z prowadzeniem newslettera przez Administratora takie jak: imię, nazwisko, adres e-mail, wizerunek zamieszczony w ramach wizytówki maila, numer telefonu, przy czym dane niewymagane przez Administratora przetwarzane są na podstawie dobrowolnej zgody subskrybenta),
  5. Dane kontrahentów (związane z utrzymywaniem stosunków handlowych takie jak: imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail),
  6. Dane osób fizycznych/ dane wszystkich kategorii danych osobowych przetwarzanych na podstawie umowy powierzenia przetwarzania określonych w niniejszym załączniku przetwarzane przez Podmiot Przetwarzający w związku z zapewnieniem usług hostingowych ( w tym m.in. w celu przechowywania tych danych, tworzenia i odzyskiwania kopii zapasowych, czynności niezbędnych do zachowania poufności, integralności i dostępności danych takie jak: imię, nazwisko, adres IP, adres e-mail, inne dane przekazywane Administratorowi,
  7. Inne (prosimy o podanie kategorii danych, które są nam powierzane i nie są wymienione powyżej.

 

Załącznik nr 2 Klauzula informacyjna

 

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO DLA KLIENTÓW WYKONAWCY

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 2016.119.1), dalej: „RODO”, informuję, że:

 

  1. Administrator danych osobowych:

Tomasz Nowicki prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Nowi Consulting Tomasz Nowicki ze stałym miejscem wykonywania działalności gospodarczej w Konstantynie (95-030) przy ulicy Krajobrazowej 7, pod numerem NIP: 7721235317, REGON:  101544868 reprezentowany przez Agnieszkę Nowicką – zarządcę sukcesyjnego oraz pełnomocnika przedsiębiorcy (NIP: 9490148446) w świetle obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności w myśl Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego potocznie RODO, jest administratorem Państwa danych osobowych (dalej: Administrator Danych Osobowych).

Kontakt z Administratorem Danych Osobowych jest możliwy w następujący sposób:

poprzez e-mail:biuro@nowiconsulting.eu  z dopiskiem „Dane osobowe”,

telefonicznie: tel. 0048 510 255 614

listownie na adres ul. Krajobrazowa 7, 95-030 Konstantyna

Osobą wyznaczoną do kontaktu po stronie Administratora w sprawach RODO jest Tomasz Nowicki

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych ani swojego przedstawiciela.

Administrator Danych Osobowych odpowiada za wykorzystanie danych osobowych w sposób bezpieczny oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

  1. Cel i podstawa przetwarzania danych osobowych

 

Dane osobowe Klientów są przetwarzane w celu:

  1. zawarcia i wykonania umowy– podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, konieczność podjęcia działań przed zawarciem Umowy oraz w celu wykonania Umowy,
  2. spełnienia ciążących na Administratorze obowiązków prawnych w zakresie księgowości i rachunkowości wiążących się z wystawianiem faktur lub paragonów imiennych – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj. konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
  3. ustalania, obrony i dochodzenia roszczeń własnych – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a także art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes – dochodzenie roszczeń i obrona praw,
  4. należytego świadczenia usług przez Administratora na rzecz klientów – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. konieczność podjęcia działań w celu wykonania Umowy, oraz 6 ust. 1 lit. f RODO tj. uzasadniony interes Administratora Danych Osobowych.
  5. w celu skontaktowania się z klientami – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. konieczność podjęcia działań w celu wykonania Umowy, oraz 6 ust. 1 lit. f RODO tj. uzasadniony interes Administratora Danych Osobowych.
  6. kontaktów z organami – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO, konieczność podjęcia działań w celu realizacji zadani publicznego.

 

  1. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

 

Administrator przetwarza następujące dane osobowe: imię, nazwisko, nazwa firmy, adres zamieszkania, adres, adres siedziby przedsiębiorcy, miejsce wykonywania działalności gospodarczej, NIP, numer rachunku bankowego, adres e-mail, numer telefonu, wizerunek.

  1. Podmioty, którym przekazywane są dane osobowe

 

Dane osobowe są przekazywane podmiotom zapewniającym obsługę informatyczną, w tym obsługę serwerów i sieci, dostawcom usług zaopatrujących Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne umożliwiające korzystanie z oprogramowania księgowo – kadrowego oraz obsługi oprogramowania, organom administracji państwowej Urzędowi Skarbowemu oraz na żądanie innych organów, złożone na podstawie przepisów prawa.

  1. Czas przetwarzania danych osobowych

 

W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – dane osobowe będą przechowywane przez okres prowadzenia współpracy gospodarczej, a także po jej zakończeniu, gdy istnieją uzasadnione przesłanki, że współpraca ta będzie wznowiona, nie dłużej jednak niż przez okres 3 lat od dnia ich pozyskania, nie dłużej jednak niż do dnia wygaśnięcia ewentualnych roszczeń.

W przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości – dane osobowe będą przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu Cywilnego. Wszelkie dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości ( w tym w szczególności księgi rachunkowe, dowody księgowe) oraz ze względów podatkowych przetwarzamy przez okres 5 lat liczonych od początku roku następującego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą. Po upływie wyżej wymienionych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

W przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a także art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO – dane są przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu Cywilnego. Wszelkie dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości (w tym w szczególności księgi rachunkowe, dowody księgowe) oraz ze względów podatkowych przetwarzamy przez okres 5 lat liczonych od początku roku następującego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą. Po upływie wyżej wymienionych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

W przypadku, gdy podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit e RODO – dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do wykonania zadania publicznego.

W przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest,art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO dane osobowe będą przetwarzane przez okres prowadzenia współpracy gospodarczej lub ewentualnie do dnia wygaśnięcia ewentualnych roszczeń, lub przez okres realizowania zadania publicznego, w zależności od tego, które z ww.  zdarzeń będzie przewidywać najdłuższy okres przetwarzania danych.

  1. Profilowanie

 

Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji w tym profilowania.

 

  1. Transfer danych poza Unię Europejską

 

Administrator może potencjalnie przekazywać dane osobowe Klientów odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej, w szczególności poprzez korzystanie z narzędzi informatycznych, których dostawcy maja siedzibę w Państwie trzecim.

  1. Uprawnienia przysługujące w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora

Przysługuje Państwu prawo do:

  1. dostępu do przetwarzanych danych osobowych
  2. sprostowania i uzupełnienia przetwarzanych danych osobowych
  3. usunięcia przetwarzanych danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym)
  4. ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
  5. wniesienia sprzeciwu wobec czynności przetwarzania danych osobowych.
  6. Z powyższych uprawnień można skorzystać, składając Administratorowi odpowiedni wniosek na dane wskazane w punkcie I. Przetwarzanie Państwa danych osobowych nie będzie odbywało się w oparciu o zgodę na przetwarzanie.

 

  1. Prawo złożenia skargi do organu nadzorczego

 

Jeśli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje Państwu prawo złożenia skargi do organu nadzorczego na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych. Skargę można składać Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Scroll to Top